Куславкка муниципаллă округӗ
Номенклатура дел
|
Что такое номенклатура дел? Номенклатура дел - это утвержденный систематизированный перечень дел, заводимых в учреждении, с указанием сроков их хранения в установленном порядке. Номенклатура дел используется как схема распределения и группировки исполненных документов в дела (схема классификации), указатель индексации документов и дел, сроков их хранения, а также как схема построения справочной картотеки не исполненных документов. Кроме того, она является учетным документом в делопроизводстве и архиве учреждения для дел временного (до 10 лет включительно) хранения. Номенклатура дел необходима для быстрого поиска документов по их содержанию и видам. От того, насколько качественно она составлена, зависят оперативность работы с документами и их сохранность. Наличие номенклатуры дел в каждом учреждении, организации, предприятии обязательно. Основные положения при составление номенклатуры дел которые мы используем изложены в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД). |
Составление номенклатуры дел организации?
Номенклатура дел может быть конкретной, примерной и типовой. Кроме того, различают номенклатуры дел структурного подразделения и учреждения. Конкретная номенклатура отражает документы одного конкретного учреждения или структурного подразделения. Примерные и типовые номенклатуры дел отражают документы определенной категории учреждений с однотипным характером деятельности и составом документации. Кроме того, типовая номенклатура устанавливает единую индексацию дел для соответствующих учреждений системы (ведомства) и является обязательной. Примерная номенклатура дел является рекомендательной.
Составлению номенклатур дел в организации предшествует подготовительная работа, цель которой — обеспечить систематизацию и учет дел.
Разработка номенклатуры дел в организации – задача не из легких, потому ее выполнением должны заниматься исключительно профессионалы своего дела.
Специалисты, работающие в этом направлении, обязаны руководствоваться рядом важных нормативно-методических документов, и особое внимание должно уделяться соблюдению правил функционирования и использования уже существующих архивов в организации.
Как показывает практика, номенклатура дел обычно разрабатывается в четыре этапа.
Причем каждый шаг требует от исполнителя наличия достаточных знаний не только в области делопроизводства, но и особенностях работы самой компании.
Первый этап заключается в выборе разновидности номенклатуры, разработке главной классификационной схемы или таблицы.
На втором этапе выполняется формулирование заголовков, которые будут характерны для каждого создаваемого дела. Кроме этого, разработка номенклатуры дел в организации на этом этапе включает в себя описание содержимого каждого документа и установление конкретных сроков, на протяжении которых дело будет храниться.
Третий шаг – это систематизация созданных заголовков дел в нужной последовательности, где в обязательном порядке учитывается значимость документов и взаимосвязь между ними.
И, наконец, четвертый этап – оформление проекта, его подписание и согласование, после чего номенклатура утверждается.