Примерная номенклатура дел сельских (городских) поселений

Министерство культуры, по делам национальностей, информационной политики

и архивного дела Чувашской Республики

Республиканское государственное учреждение «Государственный архив

современной истории Чувашской Республики»

Примерная номенклатура дел сельских (городских) поселений

( с изменениями и дополнениями 2008 г.)

Чебоксары 2008

Методические рекомендации по применению

Примерной номенклатуры дел сельских (городских) поселений

Примерная номенклатура дел сельских (городских) поселений представляет собой уточненный (2008 г.) систематизированный список заголовков дел, образующихся в делопроизводстве сельского (городского) поселения и разработана на основе дополнительного изучения состава документов сельских поселений.

Примерная номенклатура дел носит рекомендательный характер и составлена с целью создания методической основы для рациональной организации делопроизводства, упорядочения, учета и обеспечения сохранности документов до передачи их на постоянное хранение в соответствующий муниципальный архив.

Примерная номенклатура дел является методическим пособием и используется при составлении конкретной номенклатуры дел.

Органы местного самоуправления сельского (городского) поселения должны иметь конкретные номенклатуры дел, которые составляются ответственными за делопроизводство и архивы, в соответствии с Примерной инструкцией по делопроизводству в органах местного самоуправления Чувашской Республики, Основными правилами работы архивов организаций (М., 2002) и настоящей Примерной номенклатурой дел сельских (городских) поселений.

При разработке конкретной номенклатуры дел на основе примерной следует учитывать практику ведения делопроизводства, сложившуюся в Собрании депутатов и администрации сельского (городского) поселения и требования архивных учреждений к составлению номенклатур дел.

Примерная номенклатура дел построена по следующей схеме:

Собрание депутатов сельского (городского) поселения и его постоянные комиссии;

глава сельского (городского) поселения;

администрация сельского (городского) поселения;

органы территориального общественного самоуправления.

В разделах «01. Собрание депутатов сельского (городского) поселения и его постоянные комиссии», «02. Глава сельского (городского) поселения» и «04. Органы территориального общественного самоуправления» дела расположены по степени важности видов документов. В разделе «03. Администрация сельского (городского) поселения» - по направлениям деятельности администрации:

03-01. Общее руководство. Контроль

03-02. Социальная поддержка населения

03-03. Работа с кадрами

03-04. Нотариальные действия

03-05. Паспортно-визовая служба. Военно-учетный стол

03-06. Земельные отношения

Конкретная номенклатура дел должна отражать все виды документов, образующихся в деятельности сельского (городского) поселения, в том числе и специфические, не предусмотренные примерной номенклатурой дел.

В первом, втором и третьем разделах Примерной номенклатуры дел индекс дела состоит из двух частей: первая часть обозначает номер раздела, вторая – номер дела по порядку, например: 01-01, 02-02 и т.д.

В четвертом разделе «04. Администрация сельского (городского) поселения» индекс дела состоит из трех частей. Первая часть обозначает номер раздела, вторая часть – направление деятельности, третья – номер дела по порядку, например: 04-01-01, 04-02-10 и т.д.

Заголовки дел Примерной номенклатуры дел приведены в обобщенном виде и переносятся в конкретную номенклатуру с дополнительными уточнениями. При составлении конкретной номенклатуры дел не следует автоматически переносить в нее дела, указанные в Примерной номенклатуре и при необходимости можно вносить дополнительные заголовки, не указанные в примерной номенклатуре дел.

Заголовки дел документов комиссий, комитетов приведены в обобщенном виде. Названия и количество их в каждом конкретном случае различны. По одному заголовку дела примерной номенклатуры могут быть включены несколько дел в конкретную номенклатуру. Например, из обобщенного заголовка дела «Протоколы заседаний постоянных комиссий и документы к ним (планы, отчеты, справки, информации и др.)», предусмотренного примерной номенклатурой, конкретной заголовок дела может быть определен так: «Протоколы заседаний постоянной комиссии по бюджету и экономике и документы к ним (планы, отчеты, справки, информации и др.)», «Протоколы заседаний ревизионной комиссии и документы к ним (планы, отчеты, справки, информации и др.)» и т.д. В таком случае документы о работе каждой постоянной комиссии включаются в конкретную номенклатуру дел под самостоятельным индексом.

Если в деятельности сельского (городского) поселения не образуется документация, предусмотренная примерной номенклатурой, то в конкретную номенклатуру поселения такие дела не включаются.

В конце каждого раздела конкретной номенклатуры дел указываются 2 – 3 резервных номера для заведения ранее не предусмотренных дел.

Сроки хранения дел в Примерной номенклатуре предусмотрены для организаций, являющихся источниками комплектования муниципальных архивов, в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М., 2002); в подразделе «04-04. Нотариальные действия» – в соответствии с Перечнем документов Министерства юстиции СССР, органов, учреждений юстиции и судов с указанием сроков хранения документов (М., 1979) (условное обозначение – ПМЮ).

Все сроки хранения являются обязательными при составлении конкретной номенклатуры дел и могут быть изменены только в сторону увеличения по согласованию с архивными учреждениями. Уменьшать указанные сроки хранения запрещается.

Отметки «До минования надобности» (ДМН) и «До замены новыми» (ДЗН) означают, что документы имеют ограниченное практическое значение, поэтому срок хранения такого дела определяется самими организациями.

Отметка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия) означает, что часть таких документов может иметь научно-историческую ценность и в установленном порядке должна передаваться в муниципальные архивы или храниться в организации.

Конкретная номенклатура дел составляется ежегодно в IV квартале текущего года на следующий год по соответствующей форме лицом, ответственным за делопроизводство и архив. Номенклатура дел утверждается главой сельского (городского) поселения после согласования с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) при администрации муниципального района. Утвержденная и согласованная номенклатура дел действует в течение 5 лет и подлежит пересогласованию в случае коренных изменений функций и структуры органа местного самоуправления. В конце каждого года номенклатура уточняется, перепечатывается, утверждается главой сельского (городского) поселения и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись, где отмечается фактическое количество заведенных дел (с учетом всех томов) постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) сроков хранения и дел, переходящих на другой год.

Отдел документационного обеспечения

управления и методической работы

Примерная номенклатура дел сельских (городских) поселений

Индекс дела	Заголовок дела	Количество дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
	01. Собрание депутатов сельского (городского) поселения и его постоянные комиссии Собрание депутатов
01-01	Протоколы заседаний Собрания депутатов и документы к ним (решения, доклады, справки, сведения, информации)		постоянно ст. 5а	Нумерация протоколов в пределах созыва
01-02	Протоколы публичных слушаний и документы к ним (решения, информации, выступления и др.)		постоянно ст. 5д
01-03	Приемо-сдаточные акты при смене председателя Собрания депутатов городского (сельского) поселения		постоянно ст. 36а	Формируется по мере необходимости
	Постоянные комиссии
01-05	Протоколы заседаний постоянных комиссий (по бюджету и экономике; законодательству и правопорядку; по социальным вопросам) и документы к ним (планы, отчеты, справки, информации и др.)		постоянно ст. 5в	Формируется отдельно на каждую комиссию
	02. Глава сельского (городского) поселения
02-01	Устав сельского (городского) поселения и изменения к нему		постоянно ст. 13а
02-02	Постановления главы сельского (городского) поселения и документы к ним		постоянно ст.1а
02-03	Распоряжения главы сельского (городского) поселения по основной деятельности и документы к ним		постоянно ст. 6а
02-04	Журнал регистрации постановлений главы сельского (городского) поселения		постоянно ст. 72а	переходящее
02-05	Журнал регистрации распоряжений главы сельского (городского) поселения по основной деятельности		постоянно ст. 72а	переходящее
02-06
02-07
	03. Администрация сельского (городского) поселения
	03-01. Общее руководство. Контроль
03-01-01	Указы Президента Чувашской Республики, постановления Государственного Совета и Кабинета Министров Чувашской Республики, решения районного Собрания депутатов муниципального района, присланные для руководства и сведения		ДМН ст. 1б	Решения Собрания депутатов района (города),относящиеся к деятельности-постоянно
03-01-02	Постановления, распоряжения главы муниципального района, относящиеся к основной деятельности		постоянно ст. 1а	Присланные для руководства и сведения – ДМН
03-01-03	Указания, решения, акты, предписания, письма правоохранительных, судебных и других надзорных органов, присланные для работы		ДМН ст. 1б
03-01-04	Соглашение между администрациями муниципального района и сельского (городского) поселения о передаче части муниципальных полномочий по вопросам формирования и исполнения, учета исполнения бюджета и администрирования поступлений в бюджет, ведения муниципальной долговой книги		постоянно ст. 218
03-01-05	Протоколы собраний (сходов) граждан и документы к ним (решения, информации, выступления и др.)		постоянно ст. 5ж
03-01-06	Протоколы совещаний при главе сельского (городского) поселения с руководителями культурно-досу-говых учреждений		постоянно ст. 5г
03-01-07	Проект бюджета сельского (городского) поселения		постоянно ст. 88
03-01-08	Бюджет сельского (городского) поселения		постоянно ст. 88
03-01-09	План социально-экономического развития сельского (городского) поселения		постоянно ст. 87а
03-01-10	Планы работы сельского (городского) поселения и отчеты о выполнении планов работы		постоянно ст. 90а
03-01-11	Штатное расписание и смета доходов и расходов администрации сельского (городского) поселения		постоянно ст. 32а
03-01-12	Документы об изменении бюджета (справки-уведомления об изменении бюджетных ассигнований, расчеты, таблицы и др.)		5 лет ЭПК ст. 107
03-01-13	Годовой отчет об исполнении бюджета сельского (городского) поселения		постоянно ст. 114б
03-01-14	Статистические сведения о численности и составе сельского населения по полу и возрасту; о поголовье скота, численности птицы и жилищном фонде в личных хозяйствах и др.( ф. №№ 1-ЛПХ, 14, !-жилфонд и др.)		постоянно ст. 199б
03-01-15	Сведения и отчеты по унифицированным формам ведения похозяйственных книг		5 лет ст. 201
03-01-16	Переписка с администрацией муниципального района, правоохранительными, судебными и другими надзорными органами, учреждениями и организациями по вопросам, входящим в компетенцию сельского (городского) поселения		5 лет ЭПК ст. 40
03-01-17	Обращения (письма, предложения, заявления и жалобы) граждан по социально-бытовым вопросам и документы по их рассмотрению		5 лет ЭПК ст. 56б
03-01-18	Приемо-сдаточные акты при смене главы администрации сельского (городского) поселения		постоянно ст. 36 а	Формируется по мере необходимости
03-01-19	Списки населенных пунктов, учреждений, предприятий, расположенных на территории сельского (городского) поселения		постоянно
03-01-20	Похозяйственные книги		75 лет ЭПК
03-01-21	Копии свидетельств о государственной регистрации права на собственность и документы к ним		ДМН Ст.57
03-01-22	Журнал регистрации поступающих документов		3 года ст. 72б
03-01-23	Журнал регистрации отправляемых документов		3 года ст. 72б
03-01-24	Журнал регистрации обращений граждан		5 лет ст. 72в
03-01-25	Журнал учета приема граждан		3 года ст. 75а
03-01-26	Журнал учета выданных справок о составе семьи, личном подсобном хозяйстве, выделении земельных участков и др.		3 года ст.358ж
03-01-27	Номенклатура дел, описи дел постоянного хранения и по личному составу, акты о выделении к уничтожению документов, неподлежащих хранению		постоянно ст. 67а, 74а
03-01-28
03-01-29
	Комиссии сельского (городского) поселения
03-01-28	Протоколы заседаний постоянных комиссий, советов и документы к ним (планы, отчеты, справки, информации и др.)		постоянно ст. 5в	Формируется отдельно на каждую комиссию, совет
	03-02. Социальная поддержка населения
03-02-01	Республиканская программа «Забота» и документы по ее реализации (планы мероприятий по работе с семьями, информации о выполнении, списки одиноких престарелых, инвалидов)		постоянно ст. 473
03-02-02	Республиканская целевая программа «Семья» и документы по ее реализации (планы мероприятий; информации о выполнении; сведения о количестве детей и многодетных семей; списки семей, имеющих одного, двух, трех и более детей)		постоянно ст. 473, 90
03-02-03	Заявления граждан, в том числе молодых семей, нуждающихся в получении жилья и улучшении жилищных условий		5 лет ст. 485	После предоставления жилой площади
03-02-04	Документы граждан, нуждающихся в получении жилья и улучшении жилищных условий ( ксерокопии личных документов, заявления и др.)		5 лет ст.485	После предоставления жилой площади На каждого заявителя заводится отдельное дело
03-02-05	Журнал (книга) регистрации заявлений граждан, в том числе от молодых семей, нуждающихся в получении и улучшении жилищных условий		5 лет ст. 72в	После предоставления жилой площади
03-02-06	Журнал (книга) регистрации договоров передачи жилья в собственность (по приватизации жилья)		постоянно	Хранится в организации
03-02-07
03-02-08
	03-03. Работа с кадрами
03-03-01	Распоряжения главы администрации сельского (городского) поселения по личному составу		75 лет ст. 6б
03-03-02	Распоряжения главы администрации сельского (городского) поселения об отпусках, командировках		5 лет ст. 6б
03-03-03 03-03-04	Должностные инструкции муниципальных служащих администрации сельского (городского) поселения Личные дела муниципальных служащих (специалистов сельских (городских) поселений		постоянно ст. 35 75 лет ЭПК ст. 337 б
03-03-05 03-03-06	Личные дела работников культурно-досуговых учреждений, состоящих на бюджете сельского (городского) поселения Личные карточки специалистов сельских (городских) поселений (формы №№ Т-2-ГС (МС)		75 лет ЭПК ст. 337 б 75 лет ЭПК ст. 339
03-03-07	Личные карточки работников культурно-досуговых учреждений, состоящих на бюджете сельского (городского) поселения (ф. № Т-2)		75 лет ЭПК ст. 339
03-03-08	Трудовые договоры (контракты), соглашения, не вошедшие в состав личных дел		75 лет ЭПК ст. 338
03-03-09	Трудовые книжки работников администрации сельского (городского) поселения, в т. ч. работников культурно-досуговых учреждений		до востребования ст. 342	Невостребованные – не менее 50 лет
03-03-10	Документы по аттестации специалистов сельского (городского) поселения и руководителей и специалистов культурно-досуговых учреждений (протоколы заседаний комиссий, сведения, списки, характеристики, представления и др.)		15 лет ЭПК ст. 359
03-03-11	Заявления о предоставлении ежегод ных, учебных отпусков, приеме, переводе, увольнении работников		5 лет ст. 343	не вошедшие в состав личных дел
03-03-12	Журнал регистрации распоряжений главы сельского (городского) поселения по личному составу		75 лет ст. 72а
03-03-13	Журнал (книга) учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним		50 лет ст. 358е
03-03-14	Журнал (книга) учета выдачи командировочных удостоверений		5 лет ст. 358з
03-03-15	Журнал (книга) регистрации трудовых договоров		75 лет ст. 358д
03-03-16
03-03-17
	03-04. Нотариальные действия
03-04-01	Завещания		75 лет ст. 212 ПМЮ
03-04-02	Доверенности		3 года ст. 213 ПМЮ	со дня истечения срока действия
03-04-03 03-04-04	Реестр для регистрации нотариальных действий Алфавитная книга учета завещаний		постоянно ст. 202 ПМЮ 75 лет ст.212 ПМЮ
	03-05. Паспортно-визовая служба. Военно-учетный стол
03-05-01	Домовые книги		постоянно	Заводятся отдельно по постоянной и временной регистрации
03-05-02	Заявления граждан о регистрации по месту жительства и месту пребывания		5 лет ст. 56в
03-05-03	Заявления граждан о снятии с регистрационного учета		5 лет ст. 56в
03-05-04	Журнал учета прибытия и выбытия, временной регистрации, обмене и получении паспортов гражданами сельского (городского) поселения		5 лет
03-05-05	Документы о мобилизационной готовности (планы, информации, сведения и др.)		ДСП
03-05-06	Списки ветеранов и участников Великой Отечественной войны и других военных действий		постоянно ст. 350б
03-05-07	Списки призывников, офицеров и рядовых в запасе		ДЗН
03-05-08	Журнал регистрации граждан, прибывших на территорию сельского (городского) поселения		75 лет ЭПК
03-05-09	Журнал учета выдачи свидетельств о регистрации по месту пребывания		3 года ст. 516
03-05-10
03-05-10
	03-06. Земельные отношения
03-06-01	Постановления Кабинета Министров Чувашской Республики, главы муниципального образования, письма, указания республиканских органов исполнительной власти по вопросам землепользования		ДМН ст. 1б
03-06-02	Протоколы заседаний конкурсной комиссии по оформлению договоров аренды на земли сельскохозяйственного назначения		постоянно ст. 426а
03-06-03	Договоры аренды с гражданами на земли хозяйственного пользования		постоянно ст. 427
03-06-04	Договоры аренды с гражданами на земли сельскохозяйственного назначения		постоянно ст. 427
03-06-05	Договоры аренды с организациями на земли сельскохозяйственного назначения		постоянно ст. 427
03-06-06	Сведения, отчеты о работе администрации сельского поселения по использованию земель сельскохозяйственного назначения		постоянно ст. 42
03-06-07	Список землепользователей		ДЗН
03-06-08	Заявления граждан о выделении земельных участков и отказе от них и документы по их рассмотрению		постоянно ст. 56а
03-06-09	Журнал регистрации заявлений граждан по вопросам землепользования (выделения и отказе от земельных участков)		5 лет ст. 72в
03-06-10
	04. Органы территориального общественного самоуправления
04-01	Документы о работе женсовета, Совета ветеранов, Совета инвалидов, добровольных народных дружин и др. (устав или положение, протоколы заседаний, планы, отчеты и др.)		постоянно ст. 39	Формируется отдельно на каждый территориальный орган общественного самоуправления
04-02

Распечатать