В Козловском архиве состоялся семинар «Паспортизация архива организации – источник комплектования Козловского районного архива»

21 декабря 2020 года, в зале районного Дома культуры Козловского района состоялся семинар со специалистами организаций-источников комплектования муниципального архива по вопросам паспортизации архива организации. В ходе которого было так же подведены итоги выполнения плана – графика согласования номенклатур дел, проверок состояния работы с документами в организациях, упорядочения и приема передач документов в 2020 году.                                    

Открыла и выступила по теме семинара заведующая сектором архива Елена Николаевна Мачулка, отметила, что на 21 декабря 2020 года в список организаций-источников комплектования Козловского районного архива включены 44 организаций. В декабре месяце проводится их ежегодная паспортизация. В целях проведения качественной паспортизации необходимо своевременно представить паспорт архива организации, хранящей управленческую документацию, на 1 декабря 2020 года в муниципальный архив. Однако, как показывает практика, далеко не все организации самостоятельно справляются с данной задачей. В рамках семинара был подробно изложен порядок оформления адресной части паспорта, детально разъяснены правила заполнения каждого из его разделов и требования к содержанию пояснительной записки.

Подведены итоги выполнения плана-графика, отметив недостаточную работу организаций по упорядочиванию и описанию управленческих документов. В соответствии с законодательством по архивному делу организации-источники комплектования районного архива должны по истечении срока ведомственного хранения (для муниципальных учреждений 5 лет, государственных – 10 лет) передать организационные документы на постоянное хранение в муниципальный архив Козловского района.

В связи с введением в действие 18 февраля 2020 года нового Перечня типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденного приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236, присутствующие были ознакомлены с нововведениями в сфере архивного законодательства, обсудили новые сроки хранения документации из номенклатуры дел организации на 2021 год.

Все присутствующие получили развернутые ответы на вопросы и рекомендации по обработке документов организации с последующей передачей управленческих документов на хранение в районный архив.

Заведующая сектором  архива                                                                     Е.Н. Мачулка