Оцифровка архивных документов

Компьютерные технологии затронули все сферы деятельности человека, в том числе и работу архивных учреждений. Внедрение новых информационных технологий в работу архивохранилищ расширяет доступ (в том числе и удаленный) к документной информации, увеличивает возможность научного анализа информационных богатств архивов, создает новые формы издания документов и справочников на электронных носителях.

 Одним из перспективных направлений деятельности архивных учреждений с точки зрения новых технологий является оцифровка документов архивного фонда для создания их электронных копий. Под оцифровкой документов понимают процесс перевода документов из традиционной (бумажной) формы в электронный (цифровой) вид с помощью специальных технических средств. Вместо термина «оцифровка» иногда употребляют схожее понятие — сканирование.

В этом году в Муниципальном архиве Козловского района началась работа по оцифровке архивных документов с перевода описей в электронный вид.

Описи подробно раскрывают состав и содержание документов, закрепляют систематизацию и обеспечивают их учет. Роль и значение описи дел, документов определяется тем, что опись является базовым архивным справочником, поскольку именно описи архивного фонда позволяют раскрыть структуру фонда, выявить функции фондообразователя и их изменения на всем протяжении его жизнедеятельности, передают основное содержание фонда на уровне единиц хранения/единиц учета.

 Составление описей дел, документов в электронной форме и перевод бумажных описей в цифровой формат имеет своей целью целенаправленное формирование справочно-поисковых средств (научно-справочного аппарата) к документам архивных фондов в электронной форме с обеспечением возможности свободного доступа пользователей к ним через сеть Интернет. Структура записи и наименование файлов в формате PDF включает электронные образы листов описи, оформленной как один многостраничный файл на опись.

За 2021 год в муниципальном архиве Козловского района в электронный вид переведено 68 описей (по плану на год – 68 описей). Целью работы архива в данном направлении является перевод в электронный вид всех архивных описей. Всего по состоянию на 01.01.2021 г. в муниципальном архиве числиться описи 235 фондов.

 Оцифрованные описи доступны пользователям и размещаются в интернете на сайте Козловского районного архива МАУК «Центр развития культуры, библиотечного обслуживания и архивного дела».

 Караваев В.С. Оцифровка архивных документов: технические и технологические проблемы // Документ. Архив. История. Современность. − Вып. 14. − Екатеринбург: Издво УрФУ, 2014. − С. 243–257